Lean Office - besser, schneller und leichter zum Kunden

Gemeinsam mit dem externen QUBIC-Berater analysieren und optimieren Sie die Arbeitsabläufe in administrativen Bereichen und schaffen die Grundlage für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Sie steigern die Effektivität nach innen und die Kundenfreundlichkeit nach außen.

Ihr Nutzen

  • Sie optimieren die Arbeitsabläufe im Unternehmen
  • Sie eliminieren überflüssige Tätigkeiten
  • Sie schaffen Regeln und Standards für wiederkehrende Vorgänge
  • Sie sorgen für kontinuierliche Verbesserung
  • Ihr Unternehmen wird sichtbar kundenfreundlicher und die Durchlaufzeit von Aufträgen sinkt
  • Für Ihre Mitarbeiter wird die Arbeit effektiver und befriedigender, Doppelstrukturen und Überschneidungen werden minimiert
  • Sie sparen Zeit- und Personalressourcen.

Die Ausgangssituation

Viele Büros funktionieren nur mit angezogener Handbremse. Kontinuierliche Verbesserungsprozesse finden eher im Produktionsbereich und nicht in der Verwaltung statt.
Ressourcen-Vergeudung, umfangreiche Such- und Wartezeiten, uneffektive Sitzungen, Reibungsverluste und Effizienz-Blockade sind die weit verbreiteten Performance-Killer im Büro.

Bürofitness für die Zukunft

In vier Feldern zeigt sich, wie fit Ihr Büro für die Zukunft ist:

  • Arbeitsplatz und Selbstmanagement: eine professionelle Organisation des Arbeitsplatzes hält den Schreibtisch sauber, dazu gehören Selbstmanagement und Verschwendungsbewusstsein
  • Ablage- und Dokumentenmanagement: gut strukturiertes Ablagesystem und Dokumentenmanagement, die Ordnung im Ordner, die Organisation von Papier und elektronischen Akten
  • Abläufe und Standards: klar definierte Arbeitsabläufe und Bearbeitungsstandards, kontinuierlicher Verbesserungsprozess, Informationen und Störungen managen
  • Aufgaben und Exzellenz im Team: klar definierte Ziele, Aufgaben und Termine, Verantwortlichkeiten und Vertretungen, aufeinander abgestimmtes Arbeiten, Nahtstellen statt Schnittstellen, Kundenorientierung, Kennzahlen, sinnvolle Meetings, nachhaltige Qualität und Exzellenz.

Unser Angebot

Hier setzt unsere Beratung zur Entwicklung eines schlanken Büros an. In einer ersten Analyse ermitteln wir mit Ihnen die Handlungsfelder mit den größten Hebelwirkungen für Verbesserungen und definieren einen Umsetzungsplan.
Dem Plan entsprechend setzen wir gemeinsam mit Ihnen die Methoden ein, die zielführend Ihren Verbesserungsprozess unterstützen, zum Beispiel:

  • Wir führen 5-S-Workshops durch, um Verschwendungen zu identifizieren und das Arbeitsplatz- und Selbstmanagement zu optimieren. Mit 5-S-Audits sorgen wir für Nachhaltigkeit.
  • Wir analysieren Ihre Prozesse, führen Wertstromanalysen durch und gestalten Ihren Workflow neu, um die Durchlaufzeiten für Kundenaufträge zu verringern und für mehr Effizienz und Effektivität zu sorgen.
  • Wir gestalten Ihre Service-Prozesse kundenorientiert.
  • Wir analysieren den Informationsbedarf und organisieren die Schnittstellen neu.
  • Wir schaffen Transparenz in den Aufgabenbeschreibungen, Verantwortlichkeiten und Kompetenzanforderungen.
  • Wir entwickeln ein Kaizen-Management, das für eine kontinuierliche Verbesserung der Büroabläufe sorgt.

Den gesamten Optimierungsprozess gestalten wir gemeinsam mit Ihnen und Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Und zusätzlich

Auf Wunsch kann nach einem angemessen Zeitraum ein Nachhaltigkeits-Audit stattfinden.

 

Anrpechpartner/-in

Dr. Edzard Niemeyer
Organisationsberater, Geschäftsführer
Telefon 0511 1699888-2
niemeyer [at] qubic.de

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