Qualitätsmanagement outsourcen

– Eine effektive Lösung für KMU
Jede Hand für die Kernprozesse

Nur Unternehmen ab einer bestimmten Größe können es sich leisten, für das Management ihres Qualitätssystems einen Mitarbeiter abzustellen bzw. teilweise freizustellen. In kleineren Betrieben und Organi-sationen bekommt die verantwortliche Person diese Aufgabe oftmals „obendrauf“.

Das Ergebnis: Nur die nötigsten Dinge können erledigt werden. Die Chancen, die ein gut funktionierendes Qualitätsmanage-ment bietet, werden nicht genutzt. Oft verhindert die Nähe zur Beleg-schaft effektive interne Audits. Der Mitarbeitende ist schnell demoti-viert und möchte die Aufgabe wieder loswerden.

Die Lösung besteht im Einsatz eines externen Qualitätsmanagementbeauftragten. Viele Unternehmen schrecken davor zurück: Sie blicken auf die Kosten, sorgen sich um den tiefen Einblick, den ein Externer in das Unternehmen erhält, befürchten Akzeptanzprobleme in der Belegschaft und möchten lieber einen Mitarbeitenden, der die Prozesse im Unternehmen kennt und vom Fach ist. Diese Sorgen sind unbegründet, wenn einige Dinge beachtet werden.

Externe sind zu teuer?

In aller Regel wird im Unternehmen jede Hand für die Kernprozesse gebraucht, mit denen Geld verdient wird. Ein Mitarbeiter, der die Aufgabe „QMB“ zusätzlich wahrnimmt, wird jedoch dem Kerngeschäft zumindest zeitweise entzogen. Rechnen Sie die verlorene Wertschöpfung gegen die Kosten eines Externen. Wenn der seine Leistung nach tatsächlichem Aufwand abrechnet, werden Sie mit großer Wahrscheinlichkeit kaum oder gar keine Zusatzkosten haben.

Externe kriegen zu viel mit?

Jeder externe QMB wird zwangsläufig einen umfassenden Einblick in Ihr Ge-schäftsgebaren, ihre Prozesse, die Kultur im Unternehmen usw. bekommen. Gefährlich wäre das, wenn ein Externer dieses Wissen zum Schaden des Un-ternehmens nach außen tragen würde. Formal schützt dagegen eine eindeuti-ge vertragliche Regelung zur Geheimhaltungspflicht. Wichtiger ist dagegen Vertrauen zwischen dem Inhaber / Geschäftsführer und dem Externen. Achten Sie daher bei der Auswahl auf Ihr „Bauchgefühl“ und führen Sie in häufiger Frequenz Gespräche über die aktuellen Arbeiten.

Externe werden nicht ernstgenommen?

Vielfach stoßen Externe tatsächlich anfangs auf Vorbehalte, einfach deshalb, weil eine fremde Person Misstrauen weckt. Nimmt ein Externer seine Aufgabe ernst, wird er auch akzeptiert. Dazu gehört die richtige „Passung“ zur Unter-nehmenskultur, die guten Externen schnell gelingt. Auftreten, Sprache, Me-thoden sind in einem Handwerksbetrieb andere als bei einem Softwareentwickler.

Externe kennen sich nicht aus?

Wenn Sie einen externen QMB einkaufen, beschaffen Sie Fachwissen und Kompetenzen in Sachen Qualitätsmanagement. Das ist weitgehend branchen-unabhängig. Ein QMB muss nicht wissen, wie im Detail eine CNC-Maschine eingerichtet wird oder welche Rechtsvorschiften in der Personalverwaltung an-gewandt werden. Sein Fachgebiet ist die Anwendung der Normen und der Einsatz geeigneter Mittel und Methoden für das Qualitätsmanagement. Allerdings sollten Sie schon darauf achten, dass ein gehöriges Maß an Erfahrung – gern auch in verschiedenen Bereichen – vorhanden ist.

Was die vertragliche Vereinbarung mit einem Externen betrifft, orientieren Sie sich an den Anforderungen der ISO-Norm, Kapitel 8.4, in der es u.a. um die „Bereitstellung externer Dienstleistungen“ geht. Daraus lässt sich gut ableiten, worauf Sie in Bezug auf die Lenkung der externen Dienstleistung achten müssen. Wenn Sie dann noch ein aufwandsbezogenes Honorarmodell vereinbaren, steht dem Einsatz eines Externen nichts mehr im Wege, denn die Vorteile – siehe oben – liegen auf der Hand.

Weitere Infos unter Qualität überzeugend managen

In der QUBIC Beratergruppe bietet Götz Hendricks, Gesellschafter-Geschäftsführer des Unternehmens, ausgebildeter Qualitätsmanager und Fachauditor, die Leistungen eines externen Qualitätsmanagers an. Schwer-punkt dabei ist die Verschlankung von Qualitätsmanagementsystemen und die „Wiederbelebung“ formaler und „vergessener“ Systeme.
Zum Portfolio gehören die Überarbeitung vorhandener Systeme, die Erledigung tagesaktueller Aufgaben (Interne und Lieferantenaudits, Bearbeitung von Qualitätssicherungsvereinbarungen, Begleitung externer Audits, Analyse von Reklamationen, Lieferantenbeurteilungen usw.), die Beratung der Geschäftsfüh-rung, Leitung von Qualitätszirkeln. Selbstverständlich sind die Anforderungen der neuen ISO 9001:2015 bis ins Detail geläufig.

Wir schließen stets Verträge mit aufwandsbasierter Honorierung. Die Kunden erhalten monatlich einen Tätigkeitsnachweis.

Wollen Sie mehr wissen? Dann sprechen Sie unseren Experten direkt an:
Götz Hendricks
hendricks@qubic.de
0511 1699888-1

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